Privacyverklaring “Die Original Dorfmusikanten” feitelijke vereniging

 

  1. Welke gegevens worden verwerkt?

In het kader van de ledenadministratie bij VLAMO hebben wij uiteraard de gegevens  van alle leden nodig. Deze worden manueel online ingegeven in de databank van VLAMO. Hierdoor zijn ze tevens verzekerd. Het betreft:

Naam en voornaam

Adres

Geboortedatum

Telefoonnummer / GSM

e-mailadres

Toetredingsjaar in de vereniging

Rijksregisternummer

Deze gegevens worden enkel intern gebruikt en worden uiteraard niet verspreid. Enkel de beheerders (Katharina, Jacky, Geert en Marc) kunnen deze gegevens inkijken er verwerken. Wijzigingen van de gegevens dienen steeds doorgegeven te worden aan de administratief verantwoordelijke (Marc ).

 

  1. Waar verzamelen we deze gegevens?

Naast de bovenvermelde VLAMO-lijst is er een Excel bestand in Google drive waar we de gegevens (beveiligd) bewaren. In geval er een reis wordt georganiseerd  of bij verplaatsingen met de bus,heeft de administratief verantwoordelijke een lijst / checklist met contactgegevens bij zich. Deze gegevens worden in een map bewaard.

Op de gsm’s van Jacky De Muynk (dirigent), Marc Meyfroidt, Katharina Eloot en Geert Verhelle (beheerders) is een e-mail groep “DORFMUSIKANTEN” en telefoonlijst aangemaakt. Dit om alle leden op een vlotte manier te kunnen bereiken. De namen kunnen ook gebruikt worden voor het bijhouden / aanvullen van een checklist (aanwezigheden, betalingen, deelnames, inschrijvingen, ….).

 

  1. Wie verwerkt de gegevens?

Marc Meyfroidt is de verantwoordelijke voor de VLAMO verzekeringslijst,administratie en checklists.

Katharina Eloot beheert de gegevens omtrent de uniformen, beheert de online gegevenslijst en gsm /telefoon contactgroep.

Geert Verhelle beheert de gegevens noodzakelijk voor het financiële luik.

Jacky De Muynck (dirigent) beheert de aanwezigheden op repetities en uitstappen

 

  1. Wie krijgt de gegevens?

Zoals hierboven vermeld worden de gegevens enkel intern gebruikt voor de verzekering of het persoonlijk contacteren indien nodig. Derden zullen nooit toegang krijgen tot jullie persoonlijke gegevens. Naar de gemeente Pittem toe dient ook een ledenregister meegestuurd te worden voor de gemeentetoelage. Deze lijst omvat enkel de naam en adres.

 

  1. Wat met foto’s en sociale media?

Een moderne vereniging moet uiteraard mee zijn met zijn tijd. Dat betekent dat we naast onze website ook een facebookpagina en eventuele andere sociale media hebben waar we op regelmatige basis wel eens foto’s posten.  Standaard gaan we er dus van uit dat foto’s van onze leden gepubliceerd kunnen worden op onze facebookpagina. Wie toch verkiest liever niet op foto’s te staan moet dit schriftelijk aan de administratief verantwoordelijke (Marc) meedelen.

 

  1. Mail en communicatie

De interne communicatie naar de leden gebeurt steeds via gsm of telefoon. Wanneer een mail verstuurd wordt gebeurt dit steeds in BCC zodat de mailadressen niet zichtbaar zijn. Diegenen zonder mail adres worden op de hoogte gehouden via een  gesloten brief (via de post of rechtstreeks afgegeven aan de persoon zelf)